Ferramentas de Gerenciamento e Produtividade

Ser produtivo, nos dias de hoje, em que temos muitos estímulos a todo momento, não é uma missão simples. Ao sentar para escrever esse artigo, recebi duas notificações no celular, popups de mensageiros pularam na tela do computador, um vizinho ligou seu aspirador de pó e meu gato pulou na mesa de trabalho. Além disso, tenho, em minha mente, assuntos que preciso resolver e que, acabei de lembrar, são para amanhã de manhã.

Temos aqui distrações eletrônicas, físicas e mentais, que poderiam atrasar o início deste texto, se eu não tomasse algumas providências, como: desligar o celular, fechar alguns aplicativos no meu computador e fechar a janela de vidro do escritório, na tentativa de minimizar o barulho. Sobre o gato, não consegui tirá-lo da mesa, eu tiro e ele volta, então, resolvi deixá-lo aqui enquanto escrevo (quem tem gato sabe como é).

Escrevi um texto recentemente sobre produtividade em tempos de Home office. Com algumas dicas bem importantes, como:

• Conversar com os familiares sobre os seus horários;
• Deixar tudo pronto para começar a trabalhar;
• Cuidar da sua saúde física e mental;
• Ter disciplina com os seus horários;
• Ter um espaço para trabalhar; 
• Estabelecer um ritual matinal; e
• Adicionar intervalos rápidos.

Mas hoje, o foco são ferramentas que você pode utilizar para deixar seu dia ainda mais eficiente.

Be Focused

Quero primeiro falar sobre o Be Focused, pois ele fica simplesmente 100% do tempo ligado no meu computador. No meu primeiro artigo sobre produtividade, comentei sobre uma técnica que utilizo de tempo de trabalho e intervalos (conhecida por alguns como “Pomodoro”):

“Quando eu trabalho, faço uma adaptação da técnica Pomodoro, que consiste em incluir pequenos intervalos durante o período de trabalho. A cada 30 minutos de trabalho, eu descanso 5.”

Com certeza, você pode contar esses tempos pelo relógio do computador ou mesmo pelo de pulso, com cronômetro. Eu optei por usar o Be Focused, pois é bem simples de usar.

Relógio do Be Focused, contando o tempo de trabalho.

Você ajusta os tempos de concentração e intervalos, depois basta dar o play. Quando o tempo finaliza, ele toca um alarme e espera que você ative o tempo de intervalo. O programa é excelente para contar esses tempos, mas o negócio só funciona mesmo se você tiver uma disciplina e um foco “raio laser” na tarefa que está realizando. Não esqueça, a ferramenta é só um apoio, a evolução tem que partir de você.

O que eu faço antes de dar o play? 

1. Deixo meu celular em outro cômodo ou dentro da mochila, em modo silencioso; 
2. Fecho os mensageiros do computador;
3. Abro os programas que vou precisar para realizar a tarefa;
4. Deixo água em cima da mesa, bloco de anotações e caneta; e
5. Livro-me de qualquer possível distração (menos o gato).

Algumas pessoas gostam de ligar uma música, eu geralmente deixo tocando uma playlist que não me distraia.

Só depois de deixar tudo pronto é que eu dou o play no Be Focused e inicio a tarefa, com o tal foco “raio laser”. A vantagem disso é que você consegue iniciar e, em muitos casos, terminar a tarefa no tempo que programou para sua concentração e, depois disso, tem um intervalo como prêmio, que você vai aproveitar para pegar um café, algo para comer ou dar uma olhadinha no celular.

Teamwork

Algo que me ajuda a organizar o trabalho, no dia a dia, é o Teamwork. Ele possibilita a utilização por meio de algumas visões, como de: projetos, agenda, filtros, equipes e mais. É onde eu organizo o meu trabalho. Além disso, ele possui uma extensão para o Chrome, na qual você pode inserir novas tarefas, contabilizar os tempos delas, adicionar novos projetos, entre outras funcionalidades bem bacanas.

Uma das principais vantagens do Teamwork é o gerenciamento dos projetos e times, pois você terá uma visão mais ampla da sua equipe, os tempos consumidos em algumas tarefas e projetos, o que vai ajudar a melhorar a gestão de outras áreas da empresa também.

Trello

Da mesma forma que eu uso o Teamwork para o trabalho, para organizar minhas atividades pessoais, eu uso o Trello. Nosso dia a dia não é composto somente pela vida profissional. A rotina de um adulto pode conter atividades, como: pagamento de contas, exercícios, estudo, leituras, dentre outras que também precisam ser organizadas. Dessa forma, o Trello tem se mostrado uma excelente ferramenta para a minha organização. 

Uma coisa legal do aplicativo é que, além de poder organizar um Dashboard de suas atividades pessoais, por meio de colunas, é possível criar quadros diferentes de atividades, onde você pode alocar projetos pessoais em Dashboards diferentes.

Exemplo de aplicação por colunas “To do, Doing e Done”. Fonte https://trello.com/pt-BR.

Essa independência das atividades profissionais e pessoais é muito importante para o foco. Assim, você pode estabelecer horários para suas atividades pessoais e abrir o software, só nesses momentos, para executar uma ou outra tarefa. Se você optar por usar o Trello para os dois, procure criar um quadro só para suas atividades profissionais ou então use etiquetas nas tarefas, dividindo o que é trabalho e o que é pessoal.

Agenda do Google

Principalmente quando se trata de reuniões e de alguns compromissos importantes, que envolvem outras pessoas, a agenda  do Google é uma ferramenta essencial. Eu gosto muito dela para marcar reuniões e alguns compromissos pessoais, que são tratados com horários, como as consultas médicas. Uma grande vantagem dessa agenda é que você pode enviar convites para as suas reuniões e já um link da sala de conferência que irá usar no Google Meet (outra ferramenta bem bacana). Uma praticidade que vale muito a pena. 

Geralmente, no final do dia, eu já olho a agenda do dia seguinte para saber as reuniões, horários etc. Nos momentos em que não tenho reuniões, foco no TeamWork, na minha fila de tarefas e, no início da noite, em minhas tarefas pessoais no Trello.

Evernote

Eu já tentei, inúmeras vezes, usar cadernos, blocos, softwares, entre outras formas de anotação de tarefas, ideias, estudo, etc. A que se mostrou mais útil, no meu dia a dia, foi a utilização do Evernote. Talvez, não seja o melhor software pra isso, mas foi o que se adaptou mais à minha realidade. Nele é possível sincronizar notas, adicionar imagens, links, categorizar, entre outras vantagens. O Google possui o Google Keep, que seria uma proposta semelhante e é free. Por um tempo, eu e minha equipe usamos esse, mas para mim, na organização de anotações pessoais e profissionais, o Evernote foi a opção que mais se adaptou à minha rotina.

E você? Como organiza o seu dia a dia para ser mais produtivo? 

Espero que tenham gostado!